05.11.2026

Як отримати дублікат втраченого або пошкодженого нотаріального документа

Втрата або пошкодження нотаріального документа — не привід для паніки: у передбачених законодавством випадках можна отримати його дублікат. Хто має право звернутися за його видачею, куди подавати заяву та які документи для цього необхідні?

Роз’яснюють фахівці Одеського державного нотаріального архіву.

Процедура полягає у зверненні з відповідною заявою до нотаріуса, який посвідчував цей документ, або безпосередньо до державного нотаріального архіву, якщо документи вже передані туди на зберігання.

Отримати дублікат можуть лише ті особи, щодо яких або за дорученням яких вчинялася нотаріальна дія (наприклад, сторони договору купівлі-продажу). Також це право мають їхні уповноважені представники за нотаріальною довіреністю та, у відповідних випадках, спадкоємці.

Щодо заповітів діє особливе, дуже суворе правило: за життя заповідача дублікат може бути виданий виключно йому особисто. Ні діти, ні дружина, ні інші потенційні спадкоємці не мають права його отримати чи навіть дізнатися про його зміст.

Дублікат заповіту видається вказаним у ньому спадкоємцям лише після смерті заповідача, і для цього вони обов'язково мають пред'явити свідоцтво про смерть.

В якому випадку звертаються саме до державного нотаріального архіву? Тоді, коли архівний фонд нотаріуса вже передано туди на зберігання. Найчастіше це відбувається, коли приватний нотаріус припиняє свою нотаріальну діяльність (наприклад, виходить на пенсію, змінює округ або його діяльність анульовано Мін'юстом), або коли ліквідується державна нотаріальна контора. У таких випадках усі їхні справи передаються до державного нотаріального архіву.

Пакет документів для звернення стандартний. Людина має особисто подати письмову заяву. Із собою обов'язково необхідно мати оригінал паспорта громадянина України та реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний код). Якщо за дублікатом звертається представник, потрібна нотаріально посвідчена довіреність. Якщо спадкоємець — свідоцтво про смерть спадкодавця та документи, що підтверджують родинні зв'язки.

Дублікат містить абсолютно точний текст оригінального документа. Візуально він виглядає як роздруківка цього тексту, під яким робиться спеціальний посвідчувальний напис. У цьому написі зазначається, що це саме дублікат, вказується дата його видачі, посада та прізвище особи, яка його видала (нотаріуса або завідувача архіву). Документ обов'язково підписується та скріплюється гербовою печаткою.

Видача дубліката — це повноцінна нотаріальна дія. Вона обов'язково реєструється у Реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Крім того, відмітка про видачу дубліката робиться на оригінальному примірнику документа, який
залишається у справах архіву.

Якщо це дублікат довіреності або заповіту, відповідна інформація одразу вноситься до Єдиного реєстру довіреностей або Спадкового реєстру. Це гарантує прозорість та захист від шахрайства.